Slots mit Excel importieren und exportieren

Mit dem Excel-Import können Sie viele Slots eines Events auf einmal anlegen oder bearbeiten. Vor dem Speichern zeigt SignMeUp immer eine Vorschau mit den geplanten Änderungen und möglichen Fehlern an. Ein Import löscht keine Slots.

Sie benötigen eine Berechtigung zum Verwalten der Slots des betreffenden Events.

Empfohlener Ablauf

1. Öffnen Sie das Event und wechseln Sie in den Einstellungen zum Bereich Slots.
2. Wählen Sie Exportieren. SignMeUp lädt eine XLSX-Datei mit allen vorhandenen Slots und deren IDs herunter.
3. Bearbeiten Sie das Tabellenblatt Slots. Sie können vorhandene Zeilen ändern und neue Zeilen ergänzen.
4. Speichern Sie die Datei im XLSX-Format.
5. Wählen Sie in SignMeUp Importieren, anschließend die Datei und dann Import prüfen.
6. Prüfen Sie die Zusammenfassung und die Meldungen zu jeder Zeile.
7. Wählen Sie Gültige Änderungen anwenden, wenn die Vorschau Ihren Erwartungen entspricht.

Tipp

Beginnen Sie möglichst mit einem aktuellen Export. Die darin enthaltenen IDs ermöglichen SignMeUp, vorhandene Slots eindeutig und sicher zu aktualisieren.

Aufbau der Arbeitsmappe

Der Export enthält zwei Tabellenblätter:

• Slots ist das sichtbare Arbeitsblatt, das Sie bearbeiten und importieren.
• Validation enthält Werte für Auswahllisten und ist ausgeblendet. Löschen oder bearbeiten Sie dieses Blatt nicht, wenn Sie die Auswahllisten weiterverwenden möchten.

Vorhandene übergeordnete Slots werden jeweils direkt vor ihren untergeordneten Slots exportiert. Die Reihenfolge der Zeilen entspricht der Reihenfolge in SignMeUp.

Spalten flexibel auswählen

Sie müssen nicht alle Spalten importieren. Nicht benötigte Spalten können Sie vollständig aus der Datei entfernen.

• Spalte fehlt: Bei vorhandenen Slots bleibt der bisherige Wert unverändert.
• Spalte ist vorhanden, Zelle ist leer: Ein optionaler Wert wird gelöscht.
• Neue Zeile: Alle für den Slot-Typ erforderlichen Werte müssen entweder angegeben oder aus den vorhandenen Angaben ableitbar sein.

Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten. Unbekannte oder doppelte Überschriften werden abgelehnt. Leere Datenzeilen werden ignoriert.

Spaltenreferenz

Der Export verwendet englische Überschriften. Beim Import werden zusätzlich die unten genannten deutschen Überschriften akzeptiert.

Spalte im Export	Deutsche Überschrift	Bedeutung
ID	Nr.	Eindeutige ID eines vorhandenen Slots. Bei neuen Slots leer lassen.
Level	Ebene	Hierarchie als Top level oder Child. Steuert zugleich die Reihenfolge.
Type	Art	Slot-Typ. Bei vorhandenen Slots kann der Typ nicht geändert werden.
Name	Name	Name des Slots; für Themen erforderlich.
Description	Beschreibung	Optionale Beschreibung.
Places	Plätze	Anzahl der Plätze; muss mindestens 0 sein.
Location	Ort	Optionaler Ort.
Start	Beginn	Datum oder vollständiger Beginn eines einmaligen Termins in Berliner Ortszeit.
End	Ende	Datum oder vollständiges Ende eines einmaligen Termins in Berliner Ortszeit.
Day of week	Wochentag	Wochentag eines wöchentlichen Termins.
Start time	Startzeit	Beginn eines wöchentlichen Termins oder optionale Uhrzeit zu Start.
End time	Endzeit	Ende eines wöchentlichen Termins oder optionale Uhrzeit zu End.
Assigned user account	Zugewiesenes Benutzerkonto	Benutzerkonto einer zugewiesenen Person.
Assigned person text	Zugewiesene Person	Freie Personenangabe, wenn kein Benutzerkonto verwendet wird.
Campus course number	Campus-Veranstaltungsnummer	Veranstaltungsnummer im Semester des Events.

Datumswerte werden als Berliner Ortszeit interpretiert. Verwenden Sie vorzugsweise das Format TT.MM.JJJJ HH:mm, zum Beispiel 24.10.2026 09:30. Für reine Uhrzeiten eignet sich HH:mm.

Bei einem einmaligen Termin können Sie vollständige Datums- und Zeitwerte direkt in Start und End eintragen. Alternativ tragen Sie dort nur die Daten und in Start time und End time die Uhrzeiten ein. Sind an beiden Stellen Uhrzeiten vorhanden, haben die separaten Zeitspalten Vorrang. Bleibt End leer, aber Start und End time sind angegeben, verwendet SignMeUp das Datum aus Start: Der Termin findet dann am selben Tag statt.

Wochentage können auf Deutsch oder Englisch angegeben werden, zum Beispiel Montag oder Monday.

Slot-Typen

In der Spalte Type können Sie die englischen oder deutschen Bezeichnungen verwenden:

Englisch	Deutsch	Erforderliche Angaben
Topic	Thema	Name
Appointment	Termin	Start und entweder End oder End time
Weekly Appointment	Wöchentlicher Termin	Day of week, Start time und End time
Campus Event	Campus-Veranstaltung	Campus-Veranstaltungsnummer
Person	Person	Zugewiesenes Benutzerkonto oder freie Personenangabe

Für neue Zeilen kann SignMeUp den Typ in folgenden Fällen automatisch erkennen:

• Start und End ergeben einen Termin. Alternativ genügen Start und End time; dann wird für das Ende dasselbe Datum wie für den Beginn verwendet.
• Wochentag, Startzeit und Endzeit ergeben einen wöchentlichen Termin.
• Ein Name ohne Terminangaben ergibt ein Thema.

In allen anderen Fällen ist die Spalte Type erforderlich. Das gilt auch für unvollständige Terminangaben. Enthält eine Zeile sowohl einmalige als auch wöchentliche Terminangaben, ist der Typ nicht eindeutig und die Zeile wird als ungültig markiert.

Für vorhandene Slots bleibt der Typ immer unverändert. Eine abweichende Typangabe führt zu einem Fehler.

Hierarchie und Reihenfolge

Die Spalte Level ist optional. Verwenden Sie sie nur, wenn Sie die Hierarchie oder Reihenfolge ändern möchten.

Mit der Spalte Level

Leere Zellen werden als Top level interpretiert. Alternativ können Sie die Ebene ausdrücklich angeben:

• Top level, Parent, Oberste Ebene oder Eltern kennzeichnet einen übergeordneten Slot.
• Child oder Kind kennzeichnet einen untergeordneten Slot.

Ein untergeordneter Slot wird dem unmittelbar vorhergehenden übergeordneten Slot zugeordnet. Ein Child ohne vorherige übergeordnete Zeile ist ungültig. Es wird nur eine Unterebene unterstützt.

Die Reihenfolge der Zeilen bestimmt sowohl die Reihenfolge der übergeordneten Slots als auch die Reihenfolge ihrer Kinder.

Achtung

Sobald die Spalte Level enthalten ist, muss die Datei alle bereits vorhandenen Slots enthalten. Eine ID aus einem aktuellen Export ist die sicherste Zuordnung. Fehlt eine ID, zählt ein Slot ebenfalls als enthalten, wenn SignMeUp ihn anhand seiner Merkmale eindeutig erkennt. Nicht oder mehrdeutig erkannte Slots führen weiterhin zu einem Fehler, da die beabsichtigte vollständige Reihenfolge sonst nicht eindeutig wäre.

Ohne die Spalte Level

Die vorhandene Hierarchie und Reihenfolge bleibt unverändert. Neue Zeilen werden als übergeordnete Slots am Ende angefügt.

Vorhandene Slots erkennen

SignMeUp ordnet eine Zeile in dieser Reihenfolge zu:

1. ID vorhanden: Die Zeile aktualisiert ausschließlich den Slot mit dieser ID. Gehört die ID nicht zu diesem Event, ist die Zeile ungültig.
2. Keine ID, eindeutige Merkmale: SignMeUp versucht, genau einen vorhandenen Slot zu erkennen.
3. Kein Treffer: Es wird ein neuer Slot angelegt.

Für die automatische Erkennung werden typabhängige Merkmale verwendet:

• Thema: Typ und normalisierter Name
• Termin: Typ, Beginn und Ende; angegebener Name und Ort schränken den Treffer zusätzlich ein
• Wöchentlicher Termin: Typ, Wochentag, Start- und Endzeit; angegebener Name und Ort schränken den Treffer zusätzlich ein
• Campus-Veranstaltung: Typ und aufgelöste Campus-Veranstaltung
• Person: Typ und Benutzerkonto oder normalisierte freie Personenangabe

Ein erkannter vorhandener Slot erscheint in der Vorschau auffällig als Erkanntes Update. Prüfen Sie diese Zuordnung besonders sorgfältig. Bei mehreren möglichen Treffern verlangt SignMeUp eine eindeutige ID. Zeilen mit denselben Erkennungsmerkmalen innerhalb einer Arbeitsmappe werden ebenfalls als Fehler markiert.

Campus-Veranstaltungen und Personen

Campus-Veranstaltungen werden über ihre Veranstaltungsnummer zugeordnet. Die Nummer wird im Semester des Events gesucht. Der Import meldet einen Fehler, wenn sie nicht gefunden wird oder mehrere Campus-Veranstaltungen dazu passen.

Für einen Personen-Slot können Sie entweder ein Benutzerkonto oder eine freie Personenangabe verwenden, aber nicht beides. Wenn Sie bei einem vorhandenen Slot von einem Benutzerkonto zu einer freien Angabe wechseln, nehmen Sie beide Spalten in die Datei auf und lassen Sie Assigned user account leer. Die Vorschau prüft das Benutzerkonto, ohne dabei Benutzer anzulegen oder zu ändern.

Vorschau verstehen

Die Vorschau zeigt für jede Zeile einen Status:

• Erstellen: Ein neuer Slot wird angelegt.
• Aktualisieren: Eine vorhandene ID wird geändert.
• Erkanntes Update: Ein vorhandener Slot wurde ohne ID anhand seiner Merkmale erkannt.
• Keine Änderung: Die importierten Werte entsprechen bereits dem vorhandenen Slot.
• Ungültig: Die Zeile enthält Fehler und wird nicht angewendet.

Sie können gültige Änderungen auch dann anwenden, wenn andere Zeilen ungültig sind. Ungültige Zeilen bleiben unverändert. Zusammengehörige Änderungen werden in einer Transaktion gespeichert; schlägt das Speichern fehl, werden die Änderungen dieses Imports zurückgerollt.

Wenn das Event oder die Datei seit der Vorschau verändert wurde, aktualisiert SignMeUp die Vorschau automatisch. Prüfen Sie sie erneut und bestätigen Sie die Änderungen noch einmal.

Grenzen und nicht unterstützte Daten

• Unterstützt wird ausschließlich das Format .xlsx.
• Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein.
• Es werden höchstens 1.000 Datenzeilen verarbeitet.
• Fehlende Zeilen oder leere IDs löschen niemals Slots.
• Individuelle Zusagebenachrichtigungen und ihre Anhänge, Vergabestatistiken, Tokens, Protokolldaten und andere systemverwaltete Daten werden weder exportiert noch importiert. Vorhandene Werte bleiben unverändert.
• Terminüberschneidungen und alle typabhängigen Pflichtfelder werden vor dem Anwenden geprüft.

Tipp

Korrigieren Sie Fehler direkt in der Arbeitsmappe und starten Sie anschließend eine neue Vorschau. Verwenden Sie bei uneindeutigen Treffern die ID aus einem aktuellen Export.