Terminbuchungen

Terminbuchungen verwenden SignMeUp als Buchungssystem für einzelne Zeitfenster. Sie eignen sich zum Beispiel für Sprechstunden, Klausureinsichten, Beratungstermine, Projektgespräche oder andere Situationen, in denen Teilnehmende einen konkreten freien Termin auswählen sollen.

Ein Termin-Event ist weiterhin ein normales Event: Sichtbarkeit, Anmeldezeitraum, Fragen, Regeln, Gruppen, Benachrichtigungen, Arbeitsbereiche und Exporte bleiben Teil desselben Workflows. Der Unterschied liegt in der Buchung: Teilnehmende wählen eine Terminart und danach einen konkreten Startzeitpunkt.

Wann Terminbuchungen sinnvoll sind

Verwenden Sie Terminbuchungen, wenn die einzelne Person einen verbindlichen Zeitraum erhalten soll.

Typische Beispiele:

• Sprechstunden mit mehreren möglichen Startzeiten
• Klausureinsichten mit kurzer Dauer pro Person
• Beratungstermine mit unterschiedlichen Terminarten
• Projekt- oder Abschlussarbeitsgespräche
• individuelle Nachbesprechungen
• Service- oder Supportslots mit begrenzter gleichzeitiger Kapazität

Für klassische Kurse, Seminare oder Workshops mit fester Gruppenteilnahme verwenden Sie in der Regel normale Events mit Slots. Terminbuchungen sind besonders stark, wenn viele kleine Zeitfenster aus wenigen Verfügbarkeitsblöcken entstehen sollen.

Grundprinzip

Terminbuchungen bestehen aus vier Bausteinen:

Baustein	Zweck
Termin-Event	organisatorischer Rahmen, Sichtbarkeit, Anmeldezeitraum, Regeln, Fragen und Benachrichtigungen
Terminarten	buchbare Zwecke mit eigener Dauer, zum Beispiel “Beratung” oder “Klausureinsicht”
Termin-Slots	Verfügbarkeitsfenster, aus denen SignMeUp konkrete Startzeiten berechnet
Ausschlusszeiten	Zeiträume, in denen trotz vorhandener Verfügbarkeit nichts gebucht werden soll

Ein Beispiel:

• Sie legen ein Termin-Event “Sprechstunde Prof. Muster” an.
• Sie definieren zwei Terminarten: “Kurze Frage” mit 15 Minuten und “Beratung” mit 30 Minuten.
• Sie pflegen einen wöchentlichen Termin-Slot “Dienstag 10:00-12:00”.
• SignMeUp erzeugt daraus buchbare Startzeiten, zum Beispiel 10:00, 10:15, 10:30 und so weiter.

Event anlegen

1. Öffnen Sie Verwalten > Events.
2. Erstellen Sie ein neues Event.
3. Wählen Sie als Veranstaltungstyp Terminvereinbarung.
4. Öffnen Sie die Event-Einstellungen.
5. Pflegen Sie die Grunddaten wie Name, Beschreibung, Semester, Kontakt und Sichtbarkeit.

Ein Termin-Event steuert bestimmte Einstellungen automatisch. Es verwendet die Vergabe First Come, First Served und eine einzelne Slot-Auswahl, weil die Buchung direkt beim Absenden verbindlich wird. Die Verfahren Losveranstaltung oder Optimierung werden für Terminbuchungen nicht verwendet.

Tipp

Lassen Sie das Event zunächst verborgen, bis Terminarten, Verfügbarkeiten und Veröffentlichungsanforderungen vollständig eingerichtet sind. Die Termin-Einrichtung in den Einstellungen zeigt, welche Punkte noch fehlen.

Anmeldezeitraum und Buchungshorizont

Der normale Anmeldezeitraum legt fest, ob Teilnehmende aktuell buchen dürfen:

• Anmeldebeginn: ab wann die Buchungsseite nutzbar ist
• Anmeldeende: bis wann neue Buchungen möglich sind

Der Buchungshorizont legt zusätzlich fest, wie weit in die Zukunft Termine angeboten werden. Das ist besonders wichtig für wöchentliche Verfügbarkeiten.

Beispiel:

• Anmeldebeginn: heute
• Anmeldeende: Ende des Semesters
• Buchungshorizont: 30 Tage

Teilnehmende können dann nur Termine innerhalb der nächsten 30 Tage buchen, obwohl das Event länger geöffnet bleibt. Neue Termine rücken automatisch nach, wenn die Zeit voranschreitet.

Buchungsraster festlegen

Das Buchungsraster steuert, in welchen Abständen Startzeiten angeboten werden. Mögliche Werte sind 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten.

Beispiel:

• Verfügbarkeit: 10:00-12:00
• Buchungsraster: 15 Minuten
• Terminart: 30 Minuten

Mögliche Startzeiten sind dann 10:00, 10:15, 10:30, 10:45 und so weiter. SignMeUp prüft bei jeder Startzeit, ob die gewählte Terminart vollständig in das Verfügbarkeitsfenster passt.

Wählen Sie das Raster so fein wie nötig, aber nicht feiner als sinnvoll:

• 5 oder 10 Minuten für sehr flexible Kurztermine
• 15 Minuten für typische Sprechstunden
• 30 oder 60 Minuten für längere Beratungseinheiten

Terminarten definieren

Terminarten beschreiben, was eine Person buchen kann. Jede Terminart hat eine eigene Dauer und kann optional eine Beschreibung haben.

1. Öffnen Sie in den Event-Einstellungen den Bereich Terminbuchung.
2. Wechseln Sie zur Karte Buchungstypen.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Tragen Sie mindestens den deutschen Namen und die Dauer ein.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf englische Texte und Beschreibungen.
6. Aktivieren Sie die Terminart.
7. Speichern Sie.

Geeignete Terminarten sind zum Beispiel:

Terminart	Dauer	Typische Verwendung
Kurze Frage	15 Minuten	Sprechstunde mit schnellen Anliegen
Beratung	30 Minuten	ausführlichere Einzelberatung
Klausureinsicht	10 Minuten	viele kurze Einzeltermine
Projektgespräch	60 Minuten	längere Besprechungen

Nur aktive Terminarten werden Teilnehmenden angezeigt. Inaktive Terminarten bleiben in der Verwaltung erhalten, können aber nicht neu gebucht werden.

Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Terminarten bestimmt die Reihenfolge in der Buchungsseite. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen in der Liste, um häufig verwendete Terminarten nach oben zu setzen.

Terminarten löschen

Löschen Sie Terminarten nur, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie eine Terminart vorübergehend ausblenden möchten, deaktivieren Sie sie stattdessen. Das ist meistens besser nachvollziehbar, wenn bereits Buchungen mit dieser Terminart existieren.

Verfügbarkeiten als Slots pflegen

Verfügbarkeiten werden in SignMeUp weiterhin als Slots gepflegt. Für Termin-Events gibt es zwei relevante Slot-Arten:

• Termin: ein einzelnes konkretes Verfügbarkeitsfenster
• Wöchentlicher Termin: ein wiederkehrendes Verfügbarkeitsfenster an einem Wochentag

Ein Slot beschreibt nicht automatisch eine einzelne Buchung. Er beschreibt ein Zeitfenster, aus dem SignMeUp mehrere buchbare Startzeiten erzeugen kann.

Beispiel:

• Slot: Montag 09:00-11:00
• Buchungsraster: 15 Minuten
• Terminart: 30 Minuten

Teilnehmende sehen mehrere auswählbare Startzeiten innerhalb dieses Slots. Startzeiten, bei denen die Dauer nicht mehr vollständig in den Slot passt, sind nicht buchbar.

Einmalige Termin-Slots

Ein einmaliger Termin-Slot eignet sich für konkrete Sondertermine, zum Beispiel:

• zusätzliche Klausureinsicht am 12. Juni
• einmaliger Beratungstag
• Ersatztermin in einer bestimmten Woche

Pflegen Sie Start und Ende als konkretes Datum mit Uhrzeit.

Wöchentliche Termin-Slots

Ein wöchentlicher Termin-Slot eignet sich für regelmäßige Verfügbarkeiten, zum Beispiel:

• jeden Dienstag 10:00-12:00
• jeden Donnerstag 14:00-16:00
• regelmäßige Sprechstunde während des Semesters

Die tatsächlich sichtbaren Buchungsdaten werden durch Anmeldezeitraum und Buchungshorizont begrenzt.

Kapazität verstehen

Die Slot-Kapazität bestimmt, wie viele Personen gleichzeitig in demselben Zeitabschnitt gebucht sein dürfen.

Kapazität	Bedeutung
leer	unbegrenzt viele gleichzeitige Buchungen möglich
0	Slot ist nicht öffentlich buchbar
1	nur eine Buchung pro Zeitabschnitt
größer als 1	mehrere gleichzeitige Buchungen pro Zeitabschnitt

Verwenden Sie Kapazität 1, wenn ein Termin exklusiv sein soll. Verwenden Sie eine höhere Kapazität, wenn mehrere Personen parallel denselben Zeitraum buchen dürfen, zum Beispiel bei mehreren Beratenden oder bei Sammelterminen.

Kapazität 0

Eine Kapazität von 0 blockiert öffentliche Buchungen für den Slot. Das ist nützlich, um eine Verfügbarkeit vorübergehend auszublenden, ohne sie zu löschen.

Ausschlusszeiten eintragen

Ausschlusszeiten blockieren Zeiträume, in denen keine Termine angeboten werden sollen, obwohl passende Slots existieren.

Typische Ausschlüsse:

• Urlaub
• Krankheit
• Dienstreise
• Feiertag
• interne Besprechung
• Raum nicht verfügbar

1. Öffnen Sie den Bereich Terminbuchung.
2. Wechseln Sie zur Karte Ausschlusszeiten.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Tragen Sie Start und Ende ein.
5. Ergänzen Sie optional eine Notiz.
6. Speichern Sie.

Ausschlusszeiten gelten für das gesamte Termin-Event. Wenn ein Event mehrere Termin-Slots hat, blockiert ein Ausschluss alle betroffenen Verfügbarkeiten im angegebenen Zeitraum.

Beispiel:

• Wöchentlicher Slot: Dienstag 10:00-12:00
• Ausschluss: Dienstag 11:00-12:00

Teilnehmende sehen für diesen Tag nur passende Startzeiten vor 11:00 Uhr, sofern die gewählte Terminart vollständig vor dem Ausschluss endet.

Event veröffentlichen

Vor der Veröffentlichung sollte die Termin-Einrichtung vollständig sein. Prüfen Sie insbesondere:

• Das Event hat den Typ Terminvereinbarung.
• Anmeldebeginn und Anmeldeende passen zum gewünschten Buchungszeitraum.
• Ein Buchungshorizont ist gesetzt.
• Ein Buchungsraster ist gesetzt.
• Mindestens eine aktive Terminart existiert.
• Mindestens ein Termin- oder wöchentlicher Termin-Slot existiert.
• Mindestens ein Termin-Slot hat eine buchbare Kapazität.
• Fragen, Regeln und Gruppen sind vollständig gepflegt.
• Die Sichtbarkeit passt zum gewünschten Zugang.

Wenn das Event sichtbar ist, können Teilnehmende die Terminbuchung über die Eventdetailseite starten.

Ablauf für Teilnehmende

Teilnehmende öffnen das Event und klicken auf die Schaltfläche zur Terminbuchung. Danach führt SignMeUp durch den Buchungsablauf.

1. Terminart auswählen
2. verfügbares Datum auswählen
3. freie Startzeit auswählen
4. Anmeldung absenden

Auf der Buchungsseite sehen Teilnehmende zuerst die Terminart. Je nach Auswahl ändern sich die verfügbaren Startzeiten, weil jede Terminart eine eigene Dauer hat.

Auf kleinen Bildschirmen werden verfügbare Zeitfenster als gruppierte Liste angezeigt.

Farbcodierung im Zeitraster

In der Desktop-Ansicht zeigt das Zeitraster unterschiedliche Zustände:

Zustand	Bedeutung
Verfügbar	Die Startzeit kann ausgewählt werden.
Belegt	Die Kapazität ist bereits ausgeschöpft.
Nicht auswählbar	Der Zeitpunkt liegt in einer Verfügbarkeit, passt aber nicht als Startzeit für die gewählte Dauer.
Nicht verfügbar	Außerhalb buchbarer Zeiten oder durch Ausschlüsse blockiert.
Ausgewählt	Diese Startzeit wird gebucht, wenn die Person fortfährt.

Die Buchung wird erst beim Absenden verbindlich gespeichert. Wenn eine andere Person denselben letzten freien Termin kurz vorher bucht, fordert SignMeUp zur Auswahl einer anderen Zeit auf.

Login erforderlich

Terminbuchungen erfordern einen Login. Wenn eine Person noch nicht eingeloggt ist, zeigt SignMeUp auf der Buchungsseite einen Login-Hinweis. Nach dem Login kann die Person die Buchung fortsetzen.

Bestätigung und Kalenderdatei

Nach erfolgreicher Buchung erhält die Person eine Bestätigung. Die Bestätigung enthält die konkrete Terminzeit und die Terminart. Die Bestätigungsmail enthält zusätzlich eine .ics-Datei für den gebuchten Einzeltermin, sodass der Termin in einen Kalender übernommen werden kann.

Anmeldungen verwalten

Terminbuchungen erscheinen in der Anmeldeverwaltung des Events. Dort sehen Sie die gebuchte Terminzeit, die Terminart und den Status der Anmeldung.

Terminbuchungen werden direkt als angenommene Anmeldungen gespeichert. Sie müssen daher normalerweise nicht mehr vergeben werden.

Termin manuell hinzufügen

Organisierende können eine Terminbuchung auch manuell für eine Person anlegen.

1. Öffnen Sie die Anmeldeverwaltung des Termin-Events.
2. Klicken Sie auf Anmeldung hinzufügen.
3. Suchen Sie die Person.
4. Wählen Sie Terminart, Datum und Startzeit.
5. Entscheiden Sie, ob Benachrichtigungen unterdrückt werden sollen.
6. Speichern Sie.

Wenn eine Person noch nicht lokal in SignMeUp existiert, kann sie aus der Suche übernommen werden, sofern die Suche die Person findet.

Termin verschieben

Bestehende Terminbuchungen können in der Anmeldeverwaltung verschoben werden.

1. Öffnen Sie die betreffende Anmeldung.
2. Wählen Sie Termin verschieben.
3. Wählen Sie eine neue Terminart oder eine neue Zeit.
4. Speichern Sie.

Teilnehmende können Terminbuchungen nicht wie normale Slotwünsche bearbeiten. Wenn eine teilnehmende Person ihren Termin ändern soll, stornieren Sie die bestehende Anmeldung oder verschieben Sie sie in der Verwaltung.

Doppelbuchungen bewusst erlauben

Wenn Sie als Organisatorin oder Organisator eine volle Zeit manuell auswählen, zeigt SignMeUp eine Warnung. Sie können die Doppelbuchung nur speichern, wenn Sie diese ausdrücklich erlauben.

Das ist für Ausnahmefälle gedacht, zum Beispiel:

• eine zusätzliche Person darf ausnahmsweise in denselben Termin
• es gibt eine manuelle Absprache außerhalb der normalen Kapazität
• eine Buchung soll trotz Kapazitätskonflikt dokumentiert werden

Verwenden Sie diese Option sparsam, weil sie die normale Kapazitätslogik bewusst übersteuert.

Kalenderfeed abonnieren

Im Bereich Terminbuchung finden Sie den geschützten Kalenderfeed für angenommene Terminbuchungen. Der Feed kann in Outlook oder anderen Kalenderprogrammen abonniert werden.

So verwenden Sie den Kalenderfeed:

1. Öffnen Sie die Event-Einstellungen.
2. Wechseln Sie zu Terminbuchung.
3. Kopieren Sie den Kalenderlink.
4. Fügen Sie den Link in Outlook oder einer anderen Kalenderanwendung als Internetkalender hinzu.

Der Feed enthält angenommene Terminbuchungen des Events. Gelöschte oder stornierte Buchungen erscheinen nicht mehr.

Kalenderlink ist ein Geheimnis

Der Kalenderlink enthält ein geheimes Token. Jede Person mit diesem Link kann den Kalenderfeed abrufen. Teilen Sie den Link daher nur mit Personen, die die Terminbuchungen sehen dürfen.

Kalenderlink erneuern

Wenn der Link versehentlich weitergegeben wurde, erzeugen Sie ein neues Token. Danach funktionieren alte Kalenderabos nicht mehr. Sie müssen den neuen Link erneut in Ihrer Kalenderanwendung eintragen.

Fragen, Regeln und Gruppen

Termin-Events können weiterhin normale SignMeUp-Funktionen verwenden.

Fragen

Fragen erscheinen im Buchungsablauf und werden mit der Anmeldung gespeichert. Verwenden Sie Fragen zum Beispiel für:

• Thema des Gesprächs
• Matrikelnummer oder organisatorische Angaben
• gewünschte Vorbereitung
• Einverständniserklärungen
• Uploads, falls für das Event vorgesehen

Halten Sie Pflichtfragen kurz, damit die eigentliche Terminbuchung nicht unnötig lange dauert.

Regeln

Regeln können einschränken, wer einen Termin buchen darf. Das ist nützlich, wenn Terminbuchungen nur für bestimmte Studiengänge, Gruppen oder Personen offen sein sollen.

Wenn Regeln blockierend sind, können nicht berechtigte Personen nicht buchen. Warnende Regeln zeigen Hinweise, lassen die Buchung aber je nach Konfiguration zu.

Gruppen

Wenn das Event einer Gruppe zugeordnet ist, gelten geerbte Gruppenregeln auch für das Termin-Event. Dadurch können Sie gemeinsame Zugangsvoraussetzungen zentral pflegen.

Mehrfachbuchungen

Ob eine Person mehr als einen Termin im selben Event buchen darf, hängt von den Event-Einstellungen ab.

• Wenn Mehrfachanmeldungen deaktiviert sind, kann eine Person nur eine aktive Terminbuchung für dieses Event haben.
• Wenn Mehrfachanmeldungen aktiviert sind, kann eine Person mehrere Termine buchen.

Aktivieren Sie Mehrfachanmeldungen nur, wenn mehrere unabhängige Buchungen im selben Event wirklich gewünscht sind, zum Beispiel bei wiederkehrenden offenen Beratungen.

Benachrichtigungen

Terminbuchungen nutzen die normalen Event-Benachrichtigungen. Zusätzlich enthalten Bestätigungen terminbezogene Informationen.

Typische Benachrichtigungen:

• Bestätigung nach erfolgreicher Buchung
• Hinweise aus benutzerdefinierten Benachrichtigungstexten
• Nachrichten an angemeldete Personen über die Anmeldeverwaltung

Bei manuellen Buchungen können Sie Benachrichtigungen unterdrücken, wenn die Person bereits auf anderem Weg informiert wurde.

Exporte und Nachbereitung

Terminbuchungen erscheinen in den normalen Anmeldelisten und Exporten. Die konkrete Terminzeit und Terminart helfen bei der Nachbereitung.

Verwenden Sie Exporte zum Beispiel für:

• Anwesenheitslisten
• interne Terminübersichten
• Abrechnung oder Dokumentation
• Auswertung der gebuchten Terminarten

Wenn Sie zusätzlich einen laufenden Kalenderüberblick benötigen, verwenden Sie den Kalenderfeed.

Bewährte Einrichtungsmuster

Einfache Sprechstunde

• ein Termin-Event pro Lehrperson
• eine Terminart “Sprechstunde” mit 15 oder 30 Minuten
• ein wöchentlicher Termin-Slot
• Kapazität 1
• Buchungshorizont 14 bis 30 Tage

Klausureinsicht

• ein Termin-Event pro Klausur oder Prüfung
• Terminart “Klausureinsicht” mit 10 oder 15 Minuten
• mehrere einmalige Termin-Slots an Einsichtstagen
• Kapazität passend zur Zahl paralleler Plätze
• Regeln für berechtigte Teilnehmende
• Fragen für Matrikelnummer oder Prüfungsbezug, falls nötig

Beratung mit mehreren Anliegen

• ein Termin-Event pro Beratungsangebot
• mehrere Terminarten mit unterschiedlicher Dauer
• wöchentliche Termin-Slots für regelmäßige Verfügbarkeiten
• Ausschlusszeiten für Urlaub und interne Termine
• Beschreibungen der Terminarten, damit Teilnehmende die richtige Auswahl treffen

Häufige Probleme

Teilnehmende sehen keine freien Termine

Prüfen Sie:

• Ist das Event sichtbar oder per Direktlink erreichbar?
• Liegt der aktuelle Zeitpunkt im Anmeldezeitraum?
• Gibt es mindestens eine aktive Terminart?
• Gibt es Termin- oder wöchentliche Termin-Slots?
• Hat mindestens ein Slot eine buchbare Kapazität?
• Liegen die Slot-Zeiten innerhalb von Anmeldezeitraum und Buchungshorizont?
• Blockieren Ausschlusszeiten die Verfügbarkeit?
• Ist die gewählte Terminart länger als das verfügbare Zeitfenster?

Eine Startzeit wird als nicht auswählbar angezeigt

Das passiert häufig, wenn die gewählte Terminart nicht mehr vollständig in den Slot passt.

Beispiel: Ein Slot endet um 12:00 Uhr, die Terminart dauert 30 Minuten und das Raster ist 15 Minuten. Dann ist 11:45 Uhr keine gültige Startzeit, weil der Termin bis 12:15 Uhr dauern würde.

Eine Zeit ist belegt

Eine Zeit ist belegt, wenn die Kapazität für den betroffenen Zeitraum ausgeschöpft ist. Bei Kapazität 1 reicht eine bestehende Buchung, um überschneidende Startzeiten zu blockieren.

Wöchentliche Termine erscheinen nicht weit genug in der Zukunft

Erhöhen Sie den Buchungshorizont. Der Horizont begrenzt bewusst, wie weit zukünftige wöchentliche Termine sichtbar sind.

Der Kalenderfeed zeigt keine Buchungen

Prüfen Sie:

• Gibt es angenommene Terminbuchungen?
• Wurde der Kalenderlink korrekt kopiert?
• Wurde das Token nach dem Einrichten des Kalenderabos erneuert?
• Aktualisiert Ihre Kalenderanwendung externe Kalender nur in größeren Abständen?

Checkliste vor dem Start

• Termin-Event angelegt
• Name, Beschreibung und Kontakt gepflegt
• Anmeldezeitraum gesetzt
• Buchungshorizont gesetzt
• Buchungsraster gewählt
• aktive Terminarten angelegt
• Termin-Slots oder wöchentliche Termin-Slots gepflegt
• Kapazitäten geprüft
• Ausschlusszeiten eingetragen
• Fragen, Regeln und Gruppen geprüft
• Testbuchung durchgeführt
• Kalenderfeed bei Bedarf abonniert
• Event veröffentlicht oder Direktlink verteilt

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