Optimierung

Die Optimierung verteilt Anmeldungen so auf Slots, dass die Zufriedenheit aller Teilnehmenden zusammen möglichst hoch ist. Grundlage sind die Sternbewertungen, die Teilnehmende bei der Anmeldung abgeben.

Anders als eine Vergabe der Reihe nach betrachtet die Optimierung alle Anmeldungen gleichzeitig. Wer seinen Wunschslot nicht bekommt, gibt ihn also nur dann ab, wenn dadurch insgesamt mehr Menschen einen guten Platz erhalten.

Voraussetzungen

• Das Vergabeverfahren der Veranstaltung ist Optimierung oder Auto-Optimierung.
• Der Bewertungstyp ist Sternbewertung. Ohne Sterne gibt es nichts zu optimieren.
• Es gibt Slots mit Plätzen.

Ablauf

1. Öffnen Sie die Anmeldeliste der Veranstaltung und klicken Sie auf Optimieren.
2. Legen Sie im Bereich Umfang fest, welche Anmeldungen der Lauf bearbeiten soll.
3. Prüfen Sie die Parameter und passen Sie bei Bedarf Slot-Plätze an.
4. Starten Sie mit Optimierung starten. Der Lauf ändert noch nichts.
5. Prüfen Sie das Ergebnis und übernehmen Sie es mit Ergebnis anwenden.
6. Das Ergebnis liegt danach als geplante Änderung vor. Erst Veröffentlichen in der Anmeldeliste macht es verbindlich und verschickt Benachrichtigungen.

Gefahrlos ausprobieren

Ein Optimierungslauf verändert nichts, solange Sie das Ergebnis nicht anwenden. Sie können verschiedene Einstellungen durchprobieren und die Ergebnisse vergleichen. Mit Ergebnis archivieren legen Sie einen Lauf beiseite und können später darauf zurückgreifen.

Umfang: welche Anmeldungen bearbeitet werden

Der Bereich Umfang entscheidet, wen ein Lauf neu zuweisen darf. Alle übrigen Anmeldungen behalten ihren Platz — und, genauso wichtig, ihre Plätze bleiben reserviert. Ein Lauf kann also keinen Platz vergeben, der bereits belegt ist.

Die drei Modi

Modus	Bearbeitet	Typischer Einsatz
Nur nicht zugewiesene und ungeplante	Offene Anmeldungen ohne ausstehende geplante Änderung	Nachzügler verteilen, ohne einen vorbereiteten Entwurf anzufassen
Alle offenen, auch geplante	Alle offenen Anmeldungen und Wartelisten, auch bereits geplante	Einen noch nicht veröffentlichten Entwurf verwerfen und neu rechnen
Alle (vollständige Neuoptimierung)	Alle Anmeldungen, auch bereits angenommene	Erstvergabe, oder bewusste Neuverteilung von Grund auf

Der Unterschied zwischen den ersten beiden Modi betrifft Entwürfe: Wenn Sie ein Ergebnis angewendet, aber noch nicht veröffentlicht haben, ist es eine geplante Änderung. Nur nicht zugewiesene und ungeplante lässt diesen Entwurf unangetastet und hält seine Plätze frei. Alle offenen, auch geplante rechnet ihn neu.

Achtung

Alle (vollständige Neuoptimierung) kann Personen, die bereits einen Platz haben, in einen anderen Slot verschieben. Das ist gewollt, aber nach einer Veröffentlichung selten erwünscht — die Betroffenen wurden bereits informiert.

Nur bestimmte Anmeldungen optimieren

Sie können einen Lauf auch auf von Hand ausgewählte Anmeldungen beschränken:

1. Wählen Sie in der Anmeldeliste die gewünschten Zeilen über die Kontrollkästchen aus. Die Kopfzeile wählt alle Anmeldungen aus, die den aktuellen Filtern entsprechen — seitenübergreifend, nicht nur die sichtbare Seite.
2. Klicken Sie in der Auswahlleiste auf Auswahl optimieren.

Im Dialog ist dann Nur die N ausgewählten Anmeldungen aktiv. Eine Auswahl hat Vorrang vor den Modi oben: Die ausgewählten Anmeldungen werden unabhängig von ihrem Status bearbeitet — auch bereits angenommene lassen sich so gezielt neu zuweisen. Alle nicht ausgewählten behalten ihren Platz.

Besonders praktisch in Kombination mit dem Filter Studiengang in der Anmeldeliste: nach Studiengang filtern, alles auswählen, optimieren.

Reservierte Plätze verstehen

Sobald ein Lauf nicht alle Anmeldungen umfasst, zeigt der Dialog eine Zeile wie:

34 Anmeldungen (58 Personen) werden optimiert. 96 Plätze sind von Personen außerhalb dieses Laufs belegt.

In der Slot-Tabelle erscheinen zusätzlich die Spalten Reserviert und Verfügbar. Verfügbar ist die Zahl, mit der die Optimierung tatsächlich rechnet.

Garantierte Plätze für Studiengänge

Manchmal müssen Studierende bestimmter Studiengänge sicher einen Platz bekommen, während alle anderen um die restlichen konkurrieren.

Wählen Sie dazu unter Garantierte Plätze für Studiengänge einen oder mehrere Studiengänge aus. Der Dialog zeigt sofort, wie viele Anmeldungen und Personen das betrifft.

Wichtige Eigenschaften:

• Lerngruppen zählen ganz. Sobald ein Mitglied einer Lerngruppe einen ausgewählten Studiengang studiert, ist die gesamte Gruppe mit allen Plätzen garantiert.
• Die Garantie ist hart. Sie wird nicht stillschweigend aufgeweicht, wenn es eng wird. Passen nicht alle garantierten Personen hinein, bricht die Optimierung mit einer Erklärung ab, statt eine Auswahl zu treffen.
• Ein garantierter Platz ist nicht der beste Platz. Die Garantie sichert einen Platz zu, nicht den Wunschslot. Die Optimierung kann garantierten Personen bewusst einen schlechter bewerteten Slot geben, wenn dadurch insgesamt mehr Menschen untergebracht werden.

Wenn es nicht aufgeht

Zwei Fälle meldet die Optimierung, bevor sie überhaupt rechnet:

• „… das sind N mehr, als dieser Lauf zur Verfügung hat.“ — Es gibt mehr garantierte Personen als Plätze. Entfernen Sie einen Studiengang, erhöhen Sie die Kapazität oder wählen Sie einen anderen Umfang.
• „Diese garantierten Anmeldungen haben keinen Slot, dem die Optimierung sie zuweisen darf.“ — Meist haben die genannten Personen nichts bewertet, während Unbewertete Zuweisungen erlauben ausgeschaltet ist.

Der Studiengang stammt aus den Campus-Daten der Anmeldung. Personen ohne hinterlegten Studiengang können nicht garantiert werden.

Parallele Gruppen

Wenn ein Termin mehrfach parallel stattfindet — etwa ein Praktikum in Kleingruppen zu je drei Personen — legen Sie das direkt am Slot fest, statt den Termin von Hand zu vervielfältigen.

1. Öffnen Sie Einstellungen → Slots.
2. Klicken Sie beim gewünschten Termin auf Parallele Gruppen.
3. Tragen Sie Anzahl Gruppen und Plätze pro Gruppe ein und speichern Sie.

Der Termin bekommt dadurch Untergruppen, und seine eigenen Plätze entfallen — die Kapazität ist die Summe der Gruppen.

Der entscheidende Unterschied zum Duplizieren:

• Teilnehmende sehen und bewerten den Termin genau einmal. Die Gruppen tauchen in der Anmeldung nicht auf.
• Bewertungen gelten automatisch für alle Gruppen — auch für Anmeldungen, die erst nach dem Anlegen der Gruppen eingehen. Beim händischen Duplizieren ging dieser Wunsch für Nachzügler verloren.
• Nach der Vergabe steht in Listen, Exporten und Benachrichtigungen die konkrete Gruppe, zum Beispiel „… · Gruppe 2“.

Passende Parameter

Damit jede genutzte Gruppe exakt voll wird, starten Sie die Optimierung mit Min. Personen pro Slot = Gruppengröße und aktivierten Leere Slots erlauben. Ohne Leere Slots erlauben muss jede Gruppe belegt werden — bei mehr Gruppen als Teilnehmenden ist der Lauf dann nicht lösbar.

Die Gruppenanzahl lässt sich später ändern. Beim Verringern werden die letzten Gruppen entfernt; das wird abgelehnt, solange ihnen noch Anmeldungen zugewiesen sind. Gruppen entfernen macht den Termin wieder zu einem gewöhnlichen Slot.

Hinweis

Parallele Gruppen sind etwas anderes als gewöhnliche Unter-Slots. Unter-Slots sind eigenständige Inhalte (etwa verschiedene Themen zu einem Termin) und werden einzeln bewertet. Parallele Gruppen sind austauschbare Kapazität desselben Termins.

Gruppenanzahl im Lauf ausprobieren

Wie viele Gruppen Sie tatsächlich brauchen, hängt von der Nachfrage ab — und die kennen Sie erst, wenn Sie gerechnet haben. Sie müssen die Zahl deshalb nicht vorab festlegen: Im Optimierungsdialog steht unter Slots neben dem Termin ein Feld für die Gruppenanzahl.

Der Termin erscheint dort einmal mit dieser Anzahl, nicht als eine Zeile pro Gruppe. Daneben steht, wie viele Plätze eine Gruppe hat. Ändern Sie die Zahl, rechnen die angezeigten Plätze und die Kapazitätswarnungen sofort mit.

Am Termin selbst ändert sich dabei nichts. Erst beim Übernehmen werden Gruppen angelegt — und zwar nur die, in die tatsächlich jemand eingeteilt wurde:

• Sie tragen 10 ein, die Optimierung füllt 6 → es entstehen 6 neue Gruppen.
• Vorhandene Gruppen werden zuerst gefüllt. Neue kommen nur dazu, wenn sie gebraucht werden.
• Gruppen, die leer geblieben sind, werden nicht gelöscht, sondern nur gemeldet. Leer kann gewollt sein; entfernen können Sie sie in den Slot-Einstellungen.

So finden Sie die passende Zahl: Wert eintragen, Optimierung starten, Zufriedenheit und Keine Zuweisung vergleichen, Wert ändern, erneut starten. Über Archivieren halten Sie einen Lauf samt Plätzen und Gruppenanzahlen fest und vergleichen ihn später mit einem anderen.

Weniger Gruppen als belegt

Sie können die Anzahl auch verringern. Gruppen, in denen Personen sitzen, die dieser Lauf nicht verschieben darf, werden dabei aber nie weggenommen — sonst würden deren Plätze doppelt vergeben. Lässt sich Ihre Zahl deshalb nicht einhalten, rechnet der Lauf mit der kleinstmöglichen und weist Sie darauf hin.

Hinweis

Ein bereits übernommenes Ergebnis lässt sich nicht ein zweites Mal übernehmen — der Termin hat dann ja schon mehr Gruppen als beim Rechnen. Sie erhalten dann den Hinweis, den Lauf neu zu starten. Einen archivierten Lauf erneut zu starten ist dagegen unbedenklich: Sind die Gruppen schon da, entstehen keine weiteren.

Parameter

Parameter	Bedeutung
Min. Personen pro Slot	Ein belegter Slot muss mindestens so viele Personen enthalten. Slots bleiben sonst leer.
Veranstaltungslimit	Obergrenze für die Gesamtzahl der Teilnehmenden, unabhängig von den Slot-Plätzen.
Gewichtung	Standard bevorzugt hoch bewertete Slots deutlich stärker. Linear behandelt jeden Sternunterschied gleich.
Boost-Zuweisungsbonus	Wie stark geboostete Anmeldungen bevorzugt werden.
Garantierte Zuweisung	Jede Anmeldung muss einen Slot bekommen. Bei zu wenig Plätzen ist der Lauf nicht lösbar.
1-Stern-Zuweisungen erlauben	Ob mit einem Stern bewertete Slots vergeben werden dürfen.
Unbewertete Zuweisungen erlauben	Ob Slots vergeben werden dürfen, die eine Person gar nicht bewertet hat.
Leere Slots erlauben	Ob Slots unbelegt bleiben dürfen.
Status für nicht zugewiesene Anmeldungen	Welchen Status Anmeldungen ohne Platz erhalten — Abgelehnt, Warteliste oder Offen.

Die Plätze einzelner Slots lassen sich für einen Lauf übersteuern, ohne die Slots dauerhaft zu ändern — bei Terminen mit parallelen Gruppen stattdessen die Gruppenanzahl. Plätze zurücksetzen stellt die hinterlegten Werte wieder her.

Ergebnis lesen

• Zufriedenheit — erreichte Punktzahl im Verhältnis zum theoretischen Maximum. 100 % hieße: alle bekommen ihren bestbewerteten Slot.
• Zugewiesene Bewertungen — wie viele Personen einen 5-, 4-, 3-Sterne-Slot usw. bekommen haben.
• Relative Zufriedenheit — wie weit die Zuweisung vom jeweils persönlich bestbewerteten Slot entfernt ist. Diese Zahl ist meist aussagekräftiger als die absolute Zufriedenheit.
• Keine Zuweisung — Personen ohne Platz.

Ein niedriger Prozentwert ist kein Fehler. Er bedeutet häufig nur, dass viele Teilnehmende dieselben Slots hoch bewertet haben.

Auto-Optimierung

Bei Auto-Optimierung läuft die Vergabe zu den eingestellten Terminen automatisch und wird sofort veröffentlicht. Die Voreinstellungen dafür stehen unter Einstellungen → Anmeldung und Vergabe im Bereich Auto-Optimierungs-Parameter.

Dort legen Sie auch fest:

• Welche Anmeldungen zugewiesen werden — dieselben drei Modi wie oben. Für wiederkehrende Läufe ist Nur nicht zugewiesene und ungeplante meist richtig: Jeder Lauf verteilt die Neuzugänge, ohne bestehende Zuweisungen umzuwerfen.
• Garantierte Plätze für Studiengänge — hier als Campus-Produkt-IDs eingetragen (zum Beispiel INFO-B-2011), da Voreinstellungen in der Regel gesetzt werden, bevor die erste Anmeldung vorliegt.

Wenn die Optimierung nicht lösbar ist

Nicht lösbar heißt: Es gibt keine Verteilung, die alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt. Häufige Ursachen:

• Garantierte Zuweisung aktiv, aber zu wenige Plätze.
• Leere Slots erlauben ausgeschaltet, während es mehr Slots als Teilnehmende gibt.
• Min. Personen pro Slot zu hoch für die vorhandenen Anmeldungen.
• Mehr garantierte Personen als Plätze (siehe oben).
• Teilnehmende haben nichts bewertet, während Unbewertete Zuweisungen erlauben ausgeschaltet ist.

Der Dialog warnt bereits vor dem Start, wenn Plätze oder Veranstaltungslimit offensichtlich nicht ausreichen.