Vergabe und Statuspflege

Viele Events benötigen mehr als eine einfache Sofortzusage. SignMeUp unterstützt daher verschiedene Verfahren, um Anmeldungen fair und nachvollziehbar zu verarbeiten.

Wichtige Status

Status	Typische Verwendung
Offen	Anmeldung liegt vor und wartet auf Bearbeitung
Warteliste	Noch kein Platz verfügbar
Angebot	Platz wurde angeboten und muss ggf. bestätigt werden
Angenommen	Platz ist verbindlich zugewiesen
Abgelehnt	Teilnahme ist nicht möglich

Vergabeverfahren

Je nach Event können unterschiedliche Verfahren eingesetzt werden:

• Manuell
• First Come, First Served
• Losveranstaltung
• Semesterlosveranstaltung
• Optimierung oder Auto-Optimierung

Welches Verfahren sinnvoll ist, hängt von Fairnesskriterien, Slot-Struktur und organisatorischem Aufwand ab.

Die Optimierung verteilt Anmeldungen anhand von Sternbewertungen so, dass die Gesamtzufriedenheit möglichst hoch ist. Sie ist das aufwendigste, aber auch das fairste Verfahren, wenn Teilnehmende echte Präferenzen zwischen Slots haben. Details — Umfang eines Laufs, garantierte Plätze für Studiengänge und parallele Gruppen — stehen unter Optimierung.

Primäre und sekundäre Vergabe

SignMeUp unterscheidet zwischen einer ersten Hauptvergabe und nachgelagerten weiteren Runden. Das ist besonders sinnvoll, wenn nach Absagen oder Fristabläufen Plätze wieder frei werden.

Slots und Status gemeinsam denken

In vielen Events reicht es nicht, nur einen Status zu setzen. Häufig müssen Sie gleichzeitig:

• einen Status anpassen
• einen Slot zuweisen oder ändern
• Bestätigungsfristen im Blick behalten

Zusammenfassung nach der Vergabe

Nach jeder primären Vergabe (Los, Semesterlos und Auto-Optimierung) erhält die Kontakt-E-Mail-Adresse der Veranstaltung eine Zusammenfassung: wie viele Plätze vergeben wurden, wer auf der Warteliste steht, bei der Auto-Optimierung die Zufriedenheit der Teilnehmenden und alles, was einen Blick lohnt (zum Beispiel eine überbelegte Veranstaltung oder eine Vergabe, die kein Ergebnis geliefert hat).

• Veranstaltungen mit derselben Kontaktadresse, die gemeinsam vergeben werden, werden in einer E-Mail zusammengefasst. Die E-Mail wird verschickt, sobald die letzte Vergabe etwa drei Minuten zurückliegt.
• Der Versand ist standardmäßig aktiv. Sie können ihn pro Veranstaltung (Erweiterte Einstellungen) oder für den ganzen Arbeitsbereich (Arbeitsbereichseinstellungen) abschalten.
• Ohne Kontaktadresse an der Veranstaltung wird die Kontaktadresse des Arbeitsbereichs verwendet.

Die gleiche Übersicht können Sie jederzeit selbst erstellen: Wählen Sie in der Veranstaltungsliste mehrere Veranstaltungen aus und klicken Sie auf Vergabe-Zusammenfassung.

Empfehlungen für den Alltag

• Führen Sie größere Statusänderungen gebündelt durch.
• Prüfen Sie geplante Änderungen vor dem Veröffentlichen.
• Kommunizieren Sie klar, was ein Angebot im Vergleich zu einer Akzeptierung bedeutet.
• Kontrollieren Sie nach jeder größeren Vergaberunde offene Wartelisten und freie Slots.