Dateien und Anhänge

Organisierende können Dateien über SignMeUp gezielt an Teilnehmende verteilen. Anhänge lassen sich an freie Nachrichten, automatische Statusmeldungen und einzelne Anmeldungen binden.

Unterstützte Dateien und Grenzen

Für jeden Nachrichtentyp beziehungsweise jede Anmeldung gelten dieselben Grenzen:

höchstens drei Dateien
höchstens 3 MB pro Datei
höchstens 9 MB insgesamt
erlaubte Formate: PDF, DOCX, XLSX, PNG und JPEG

SignMeUp prüft nicht nur die Dateiendung, sondern auch Dateityp und Dateisignatur. Nicht unterstützte oder beschädigte Dateien werden abgewiesen.

Vertrauliche Dateien

Für jede Datei können Sie separat festlegen, ob sie vertrauliche Daten enthält.

Einstellung	Verhalten
Nicht vertraulich	Die Datei wird in SignMeUp gespeichert und zusätzlich an die Benachrichtigungs-E-Mail angehängt.
Vertraulich	Die E-Mail enthält weiterhin den Nachrichtentext, aber nicht die Datei. Die Datei kann nur nach dem Login in SignMeUp geöffnet werden.

Markieren Sie insbesondere Dateien mit personenbezogenen Daten, Bewertungen, Gesundheitsdaten oder anderen schutzbedürftigen Angaben als Vertraulich.

Bei Events mit aktivierter Gastanmeldung können automatische Event- und Slotmeldungen keine vertraulichen Anhänge enthalten.

Dateien an freie Nachrichten anhängen

Im Dialog Nachricht senden können Sie Dateien zusammen mit Betreff und Nachricht auswählen. Dies funktioniert sowohl für eine einzelne Anmeldung als auch für Nachrichten an mehrere Personen oder mehrere Events.

Wählen Sie die Empfängerinnen und Empfänger.
Geben Sie Betreff und Nachricht ein.
Wählen Sie bis zu drei Dateien aus.
Markieren Sie vertrauliche Dateien einzeln.
Senden Sie die Nachricht.

Bei einem Versand an viele Personen speichert SignMeUp die Dateiinhalte nicht für jede Person erneut. Die Benachrichtigungen verweisen auf dieselbe gespeicherte Datei.

Dateien an automatische Statusmeldungen anhängen

Unter den erweiterten Event-Einstellungen können Sie eigene Texte und Anhänge für automatische Benachrichtigungen hinterlegen, zum Beispiel für:

Anmeldebestätigung
Warteliste
Platzangebot
Annahme
Ablehnung und automatische Ablehnung
Event-Erinnerung

Öffnen oder erstellen Sie den gewünschten Nachrichtentext und fügen Sie die Dateien im selben Dialog hinzu. Bestehende Anhänge werden in der Übersicht angezeigt und können beim nächsten Speichern entfernt werden.

Dateien an Slotmeldungen anhängen

Ein Slot kann einen eigenen Text und eigene Dateien für die Nachricht bei einer Annahme besitzen. Öffnen Sie dazu die Slotbearbeitung und verwenden Sie den Bereich Benutzerdefinierter Text für Slot-Annahme.

Die Slotdateien werden nur bei einer Annahme in genau diesem Slot verwendet. Eventweite Anhänge für den Status Angenommen können zusätzlich gelten.

Dateien einer Anmeldung direkt zuweisen

Öffnen Sie in der Teilnehmendenliste die Detailansicht einer Anmeldung. Im Abschnitt Dateien der Anmeldung können Sie:

neue Dateien hochladen
den sichtbaren Dateinamen ändern
die Vertraulichkeit ändern
Dateien herunterladen oder löschen

Nach einem Upload erhält die verantwortliche Person automatisch eine Benachrichtigung. Die E-Mail führt alle neu bereitgestellten Dateien auf. Nicht vertrauliche Dateien werden direkt angehängt. Bei vertraulichen Dateien wird nur ein maskierter Name wie B***.pdf angezeigt und darauf hingewiesen, dass die Datei ausschließlich nach dem Login in SignMeUp verfügbar ist. Alle Dateien erscheinen außerdem unter Meine Anmeldungen beim passenden Eintrag. Eine spätere Umbenennung oder Löschung erzeugt keine weitere Benachrichtigung.

Teilnehmende können eine direkt zugewiesene Datei selbst aus ihrem Zugriff entfernen. Der Eintrag bleibt in der Detailansicht der Anmeldung als entfernt gekennzeichnet; dort sehen Organisierende auch Löschzeitpunkt und Herkunft der Löschung. Es wird keine zusätzliche Manager-Benachrichtigung versendet. Ist die Datei nirgendwo sonst aktiv verwendet, wird ihr Inhalt aus dem Dateispeicher gelöscht, während der historische Eintrag erhalten bleibt.

Vertrauliche Dateien können auch einer bestätigten Gastanmeldung zugewiesen werden. Die Datei wird nicht an die E-Mail angehängt. Stattdessen erhält die Person den Hinweis, dass sie ein SignMeUp-Konto mit derselben E-Mail-Adresse sicher aktivieren muss. Nach der Aktivierung erscheinen bisherige Gastanmeldungen und bereitgestellte Dateien automatisch im Konto.

Speicherung und Aufbewahrung

Dateien werden außerhalb der normalen E-Mail-Zustellung im geschützten Dateispeicher von SignMeUp abgelegt. Eine gelöschte Anmeldung oder ein gelöschtes Event bleibt zunächst wiederherstellbar; die zugehörigen Dateien bleiben während dieses Zeitraums ebenfalls erhalten.

Erst bei der endgültigen Bereinigung werden die Verknüpfungen und nicht mehr benötigten Dateien gelöscht. Organisierende sollten Dateien trotzdem entfernen, sobald sie für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigt werden.

Häufige Probleme

Der Versand mit vertraulichen Dateien wird abgelehnt

Mindestens eine frei eingegebene E-Mail-Adresse ist keinem SignMeUp-Benutzer oder bestätigten Gastdatensatz zugeordnet. Entfernen Sie diese Adresse, verwenden Sie eine nicht vertrauliche Datei ohne schutzbedürftige Daten oder lassen Sie die Person zunächst eine Gastanmeldung beziehungsweise ein Konto anlegen.

Eine Datei lässt sich nicht auswählen

Prüfen Sie Format, Einzelgröße und Gesamtgröße. ZIP-Dateien sowie ältere Office-Formate wie DOC oder XLS werden nicht unterstützt.

Die Datei fehlt in der E-Mail

Bei vertraulichen Dateien ist dies beabsichtigt. Die empfangende Person öffnet die Benachrichtigung oder Meine Anmeldungen in SignMeUp und lädt die Datei nach dem Login herunter.