So schützt SignMeUp Ihre Dateien

In SignMeUp können Dateien beispielsweise Teil einer Anmeldung sein oder von Organisierenden für Teilnehmende bereitgestellt werden. Diese Seite erklärt, wie Ihre Dateien technisch geschützt werden und was die Kennzeichnung Vertraulich bedeutet.

Das Wichtigste auf einen Blick

Alle verwalteten Dateien werden verschlüsselt gespeichert.
Der Dateispeicher ist nicht öffentlich erreichbar.
Ein Dateilink allein reicht nicht aus: SignMeUp prüft bei jedem Download Ihren Login und Ihre Berechtigung.
Vertrauliche Dateien werden nicht an E-Mails angehängt.
Nicht mehr benötigte Dateien werden zusammen mit dem zugehörigen Event oder der Anmeldung bereinigt.

Welche Dateien speichert SignMeUp?

Je nach Event können unter anderem folgende Dateien gespeichert werden:

Dokumente, die Sie als Antwort auf eine Anmeldefrage hochladen
Dateien, die Organisierende Ihrer Anmeldung zuweisen
Anhänge an Nachrichten oder Statusmeldungen
PDF-, Word-, Excel- und Bilddateien
Noten- oder Teilnehmendenlisten, die berechtigte Organisierende importieren

Die eigentliche Datei wird in einem geschützten Dateispeicher abgelegt. Angaben wie Dateiname, Größe, Erstellungszeitpunkt und die Verbindung zu Ihrer Anmeldung werden getrennt davon in der SignMeUp-Datenbank verwaltet.

Verschlüsselte Speicherung

SignMeUp lässt den Dateibetrieb nur zu, wenn eine wirksame Verschlüsselung eingerichtet ist. Abhängig von der Installation werden die Dateien entweder bereits durch SignMeUp mit AES-256-GCM verschlüsselt oder durch den privaten S3-Speicher serverseitig mit AES256 geschützt.

Bei der Verschlüsselung durch SignMeUp erhält jede Datei eigene zufällige Verschlüsselungsdaten. Die notwendigen Schlüssel werden nicht im Quellcode oder zusammen mit der Datei gespeichert.

Auch Dateien, die nicht ausdrücklich als vertraulich markiert wurden, werden im SignMeUp-Dateispeicher verschlüsselt.

Kein öffentlicher Dateiordner

Dateien liegen nicht in einem frei erreichbaren Downloadverzeichnis. SignMeUp verwendet zufällige technische Speicherkennungen, die den sichtbaren Dateinamen nicht enthalten.

Beim Download prüft die Anwendung erneut, ob Sie die Datei sehen dürfen:

Dateien zu Ihrer Anmeldung können nur über das zugehörige eingeloggte Konto geöffnet werden.
Anhänge einer Benachrichtigung sind nur für die Person verfügbar, der diese Benachrichtigung gehört.
Organisierende benötigen die passenden Rechte für das Event und die Anmeldung.
Der Besitz oder das Erraten einer Datei-ID genügt nicht als Zugriffsberechtigung.

SignMeUp erzeugt keine dauerhaften öffentlichen Links auf die gespeicherten Dateien.

Was bedeutet „Vertraulich“?

Organisierende können jede bereitgestellte Datei einzeln als Vertraulich markieren. Diese Kennzeichnung ist für Dateien vorgesehen, die personenbezogene oder besonders schützenswerte Angaben enthalten.

Für vertrauliche Dateien gilt:

Die Datei bleibt im verschlüsselten SignMeUp-Dateispeicher.
Sie wird nicht an die Benachrichtigungs-E-Mail angehängt.
Die E-Mail kann darauf hinweisen, dass eine geschützte Datei verfügbar ist.
Zum Herunterladen müssen Sie sich bei SignMeUp einloggen.
Vor dem Download wird Ihre Berechtigung erneut geprüft.

Auch bestätigte Gastanmeldungen können geschützte Dateien erhalten. In diesem Fall bleibt die Datei im SignMeUp-Speicher und die Person muss zunächst über einen an ihre E-Mail-Adresse gesendeten Einmal-Link ein Konto aktivieren. Dabei bleiben die Benutzerkennung und damit die bestehenden Zugriffsrechte unverändert.

Kann eine frei eingegebene Empfängeradresse keinem bestehenden Konto oder bestätigten Gastdatensatz zugeordnet werden, wird eine Nachricht mit vertraulichen Anhängen insgesamt abgelehnt. SignMeUp sendet die Datei in diesem Fall nicht ersatzweise per E-Mail.

Nicht vertrauliche E-Mail-Anhänge

Eine nicht als vertraulich markierte Datei kann zusätzlich an eine Benachrichtigungs-E-Mail angehängt werden. Sie wird weiterhin verschlüsselt in SignMeUp gespeichert, liegt nach dem E-Mail-Versand aber außerdem im E-Mail-System und im Postfach der empfangenden Person.

Dokumente mit sensiblen Inhalten sollten deshalb immer als Vertraulich gekennzeichnet und ausschließlich nach dem Login heruntergeladen werden.

Schutz beim Herunterladen

Bei vertraulichen Anhängen aus Nachrichten oder direkt zugewiesenen Anmeldedateien weist SignMeUp Browser an, keine lokale oder gemeinsame Zwischenspeicherung zu verwenden. Außerdem darf der Browser den Dateityp nicht eigenständig uminterpretieren.

Die Anwendung liefert Dateien als Download aus und zeigt hochgeladene HTML- oder SVG-Inhalte nicht direkt als Webseite an. Erlaubt sind nur PDF, DOCX, XLSX, PNG und JPEG.

Prüfung beim Hochladen

Der Server kontrolliert unter anderem:

Dateigröße und Anzahl der Dateien
erlaubte Dateiendung
gemeldeten Dateityp
typische interne Dateisignatur des jeweiligen Formats
einen bereinigten Dateinamen ohne Pfadangaben

Diese Prüfungen erschweren das Hochladen umbenannter oder nicht unterstützter Dateien. Sie sind jedoch kein vollständiger Virenscan und keine inhaltliche Prüfung des Dokuments.

Integrität und Mehrfachversand

Für jede Datei wird eine kryptografische SHA-256-Prüfsumme berechnet. Bei der Anwendungsverschlüsselung erkennt AES-GCM außerdem, wenn der verschlüsselte Inhalt unbemerkt verändert wurde.

Wird dieselbe Nachricht an viele Personen verschickt, speichert SignMeUp den Dateiinhalt nicht für jede Person erneut. Stattdessen erhalten die einzelnen Benachrichtigungen jeweils eine eigene geschützte Zugriffsverknüpfung auf dasselbe gespeicherte Objekt. Unabhängig hochgeladene Dateien verschiedener Vorgänge werden nicht automatisch zusammengeführt.

Wie lange bleiben Dateien gespeichert?

Dateien sind mit dem jeweiligen Event oder der Anmeldung verbunden:

Noch nicht fertig zugeordnete Uploads werden standardmäßig nach 24 Stunden bereinigt.
Wird ein Event oder eine Anmeldung gelöscht, bleiben die Dateien zunächst während des Wiederherstellungszeitraums erhalten.
Direkt für Ihre Anmeldung bereitgestellte Dateien können Sie unter Meine Anmeldungen selbst löschen. Danach ist kein Download über die Anmeldung oder eine frühere Benachrichtigung mehr möglich.
Organisierende sehen anschließend nur den historischen Hinweis, dass und wann die Datei entfernt wurde. Eine zusätzliche Nachricht wird nicht versendet.
Der Dateiinhalt wird aus dem Speicher entfernt, sobald keine andere aktive Verwendung mehr darauf verweist.
Bei der endgültigen Bereinigung werden auch nicht mehr benötigte historische Dateiverknüpfungen entfernt.
Schlägt eine Löschung vorübergehend fehl, wird sie automatisch erneut versucht.

Konkrete fachliche Aufbewahrungsfristen können je nach Betreiber und Verwendungszweck unterschiedlich sein. Die Selbstlöschung gilt für Dateien, die Ihnen direkt zu einer Anmeldung bereitgestellt wurden. Bei anderen Uploads oder weitergehenden Löschfragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Organisierenden oder die betreibende Stelle.

Was können Sie selbst tun?

Verwenden Sie ein sicheres, nur für Sie bestimmtes Passwort.
Geben Sie Ihr Konto und heruntergeladene Dateien nicht unberechtigt weiter.
Loggen Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten anschließend aus.
Laden Sie vertrauliche Dateien nur hoch, wenn sie für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind.
Informieren Sie die zuständigen Organisierenden, wenn eine sensible Datei nicht als vertraulich gekennzeichnet wurde oder für falsche Personen sichtbar ist.

Weitere Informationen für Organisierende finden Sie unter Dateien und Anhänge.