Exporte, Importe und ILIAS

SignMeUp bietet mehrere Export- und Importwege, damit Sie Teilnehmendendaten, Serienveranstaltungen und externe Systeme effizient bedienen können.

Exporte der Teilnehmenden pro Event

Pro Event stehen je nach Berechtigung verschiedene Exportoptionen bereit.

Typische Formate

• XLSX
• JSON
• PDF

Häufige Exportoptionen

• Auswahl bestimmter Status
• Einbeziehung geplanter Änderungen
• Layout als Gesamtliste oder nach Slots aufgeteilt
• Export von Zusatzinformationen wie Uploads oder organisatorischen Kennungen

ILIAS-Export

Für passende Einsatzszenarien unterstützt SignMeUp einen Export in Richtung ILIAS. Typische Anwendungsfälle sind:

• Übertragung angenommener Teilnehmender
• Gruppierung nach Slots
• Einschränkung auf bezahlte oder vollständig verarbeitete Anmeldungen

Zielordner für Gruppen

Im Modus mit Gruppen wählen Sie unter Gruppen anlegen in aus, wo die Slot-Gruppen entstehen: direkt im Kurs oder in einem Ordner des Kurses, zum Beispiel einem Ordner für Übungsgruppen. Die Auswahl listet den Kurs und seine Ordner und wird für das Event gespeichert, sodass spätere Exporte dasselbe Ziel verwenden.

Wenn Sie den Ordner später ändern, legt der nächste Export dort neue Gruppen an. Bereits angelegte Gruppen bleiben mit ihren Mitgliedern an ihrem bisherigen Platz und werden nicht verschoben. Räumen Sie diese bei Bedarf in ILIAS selbst auf.

Gruppennamen

Die Namen der Gruppen entstehen aus einem Muster. Voreingestellt ist {slotLabel}: ein sprechender Name je Slot, wie ihn SignMeUp auch sonst anzeigt – der Slot-Name, sonst die Campus-Veranstaltung, sonst Datum beziehungsweise Wochentag und Uhrzeit. Damit erhalten auch Slots ohne eigenen Namen eine sinnvolle Gruppe.

Sie können das Muster frei anpassen und mit den angezeigten Tokens kombinieren, etwa {eventName} - {slotLabel} oder Übung {slotWeekday} {slotStartTime}. Neben Name und Kennung des Slots stehen die zugewiesene Person, der Ort, das Datum, der Wochentag sowie Anfangs- und Endzeit zur Verfügung. Passt ein Token nicht zum Slot – etwa der Wochentag bei einem Thema –, bleibt es leer.

Unter dem Feld sehen Sie in der Vorschau sofort, wie die Gruppen heißen würden, und welche Slots mit dem gewählten Muster keinen verwendbaren Namen bekommen.

Vor produktivem Einsatz sollten Sie den Export mit einem Testevent validieren.

Sammelimport von Anmeldungen oder Einladungen

Für größere Datenmengen können Organisierende XLSX-Dateien importieren, zum Beispiel für:

• Anmeldungen
• Einladungen mit Ablaufdatum

Nutzen Sie dafür möglichst eine saubere Vorlage und prüfen Sie das Ergebnis nach dem Import sorgfältig.

Massenbearbeitung und Massenexport von Events

In erweiterten Organisationsszenarien können mehrere Events gemeinsam bearbeitet oder exportiert werden. Das ist vor allem bei Serienveranstaltungen und standardisierten Strukturen nützlich.

Viele Slots eines einzelnen Events lassen sich ebenfalls gemeinsam als XLSX-Datei bearbeiten. Eine vollständige Anleitung finden Sie unter Slots mit Excel importieren und exportieren.

Empfehlung

• Testen Sie neue Exportprofile vor dem produktiven Einsatz.
• Verwenden Sie sprechende Dateinamen und dokumentieren Sie Ihren Exportprozess intern.
• Prüfen Sie nach Importen immer Stichproben in der Oberfläche.