Anwesenheit und Noten

Mit den Funktionen Anwesenheit und Noten können Sie direkt in SignMeUp festhalten, wer an einem Event-Termin teilgenommen hat, und abschließend für jede teilnehmende Person eine Note vergeben. Beide Funktionen sind optional und werden auf Arbeitsbereichsebene freigeschaltet.

Voraussetzungen und Einrichtung

Die Anwesenheits- und Notenfunktion ist Teil eines Arbeitsbereichs. Bevor Sie sie in einzelnen Events nutzen können, nehmen Sie einmalig folgende Einstellungen vor.

Arbeitsbereichseinstellungen

Öffnen Sie den gewünschten Arbeitsbereich und wechseln Sie zu Einstellungen → Allgemein.
Aktivieren Sie die gewünschten Optionen:
- Anwesenheitserfassung aktivieren – ermöglicht es Veranstaltungsmanagern, die Anwesenheit der Teilnehmenden zu erfassen.
- Noteneingabe aktivieren – ermöglicht die Vergabe von Noten für Teilnehmende.
- Wenn die Noteneingabe aktiviert ist, wählen Sie bei Bedarf die SQ-Einheit für Abschlussnotenexport. Sie gilt für alle Events dieses Arbeitsbereichs.
Legen Sie ein Passwort für externen Zugang fest. Dieses Passwort gilt arbeitsbereichsweit für alle externen Zugänge und wird an externe Lehrende weitergegeben, die keinen SignMeUp-Account besitzen.
Speichern Sie die Einstellungen.

Hinweis: Das Passwort für externen Zugang gilt für alle Events Ihres Arbeitsbereichs. Wählen Sie ein Passwort, das Sie sicher weitergeben und bei Bedarf ändern können.

Sobald mindestens eine der beiden Optionen aktiv ist, erscheinen in der Event-Verwaltung die Registerkarten Anwesenheit und/oder Noten.

Anwesenheit erfassen

Öffnen Sie das Event und wählen Sie die Registerkarte Anwesenheit.

Slot-Auswahl (bei Events mit Slots)

Hat ein Event mehrere Slots (z. B. parallele Kursgruppen), erscheint oben auf der Seite ein Dropdown Anwesenheit anzeigen für. Beim Öffnen der Seite ist standardmäßig Gesamte Veranstaltung vorausgewählt. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Gesamte Veranstaltung (Voreinstellung): Zeigt alle angenommenen Teilnehmenden des Events an – unabhängig von ihrer Slot-Zuordnung.
Einzelner Slot (z. B. „Kurs A”, „Kurs B”): Zeigt nur die Teilnehmenden an, die diesem Slot zugewiesen sind.

Diese Auswahl wirkt sich auch auf den externen Zugriffslink aus (siehe Externer Zugang).

Tipp: Bei Events ohne Slots wird das Dropdown nicht angezeigt – die Anwesenheit wird automatisch für alle Teilnehmenden des Events erfasst.

Terminbezogene Spaltenstruktur

Die Anwesenheitstabelle ist nach Terminen (Spalten) und Teilnehmenden (Zeilen) aufgebaut. Beim ersten Aufruf ist die Tabelle noch leer – es müssen zunächst Termine angelegt werden.

Datum hinzufügen

Über der Tabelle befinden sich zwei Schaltflächen zum Anlegen neuer Termine:

Datum hinzufügen (Kalender-Symbol): Öffnet einen Kalender-Popover. Wählen Sie das gewünschte Datum aus – es wird sofort als neue Spalte in der Tabelle ergänzt.
Heute: Fügt das heutige Datum direkt hinzu, ohne den Kalender zu öffnen. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn das heutige Datum bereits in der Liste ist.

Die Termine erscheinen als Spalten in der Tabelle; die neuesten Termine stehen ganz links. Sie können beliebig viele Termine hinzufügen.

Status pro Termin setzen

Für jede Kombination aus Teilnehmenden und Termin stehen drei Status-Schaltflächen zur Verfügung:

Symbol	Farbe	Bedeutung
✓ (Häkchen)	Grün	Anwesend
✗ (Kreuz)	Rot	Abwesend
ⓘ (Info)	Gelb	Entschuldigt

Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um den entsprechenden Status zu setzen. Der aktiv gewählte Status ist farbig hervorgehoben; nicht aktive Schaltflächen erscheinen grau und umrandet.

Status entfernen: Klicken Sie erneut auf den bereits aktiven Status, um ihn zu löschen. Die Zelle erscheint danach wieder leer.

Fahren Sie mit der Maus über eine Schaltfläche, um eine Beschriftung als Tooltip anzuzeigen.

Änderungen speichern

Alle gesetzten Status werden zunächst als ausstehende Änderungen vorgemerkt. Erst wenn Sie auf Speichern klicken, werden sie dauerhaft in der Datenbank gespeichert. Mit Zurücksetzen verwerfen Sie alle noch nicht gespeicherten Änderungen.

Empfehlung: Speichern Sie regelmäßig, insbesondere nach dem Erfassen eines vollständigen Termins.

Anwesenheitszusammenfassung

Die Tabelle enthält rechts eine fixierte Spalte Anwesenheit mit einer Zusammenfassung pro Teilnehmenden:

Prozentzahl: Anteil der erfassten Termine (d. h. Termine mit gesetztem Status), an denen die Person anwesend war. Termine ohne Eintrag fließen nicht in die Berechnung ein.
Farbcodierung:
- 🔴 Rot: Anwesenheitsquote unter 80 %
- 🟢 Grün: Anwesenheitsquote 80 % oder höher
Das Badge wird erst angezeigt, sobald mindestens ein Status für die Person erfasst ist.

Fahren Sie mit der Maus über das Badge, um eine detaillierte Aufschlüsselung (Anwesend / Abwesend / Entschuldigt) anzuzeigen.

Noten vergeben

Öffnen Sie das Event und wählen Sie die Registerkarte Noten.

Bewertungsskala

SignMeUp unterstützt folgende Notenwerte:

Notenwert	Beschreibung
1,0 · 1,3 · 1,7	Sehr gut
2,0 · 2,3 · 2,7	Gut
3,0 · 3,3 · 3,7	Befriedigend
4,0	Ausreichend
5,0	Nicht bestanden
Bestanden	Nicht benotete Leistung, erfolgreich
Nicht bestanden	Nicht benotete Leistung, nicht erfolgreich

Note vergeben

Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Person in das Dropdown Note auswählen.
Wählen Sie den Notenwert aus der Liste. Der erste Eintrag (—) entfernt eine bereits gesetzte Note.

Die Notentabelle zeigt außerdem die zuletzt vergebene Note und den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung für jede Person.

Änderungen speichern (Noten)

Anwesenheitsdaten und Noten werden beim XLSX-Export eines Events automatisch einbezogen:

Für jeden erfassten Termin erscheint eine separate Spalte mit dem Anwesenheitsstatus.
Die Note einer Person erscheint als eigene Spalte.

Rufen Sie dazu die Registerkarte Export im Event auf und wählen Sie das gewünschte Format.

Abschlussnoten als JSON exportieren

Für den Import in ein externes System können Sie auf der Registerkarte Noten einen geheimen JSON-Export der Abschlussnoten erzeugen. Der Link enthält ausschließlich zugesagte Teilnehmende mit einer gespeicherten Note. Er liefert Matrikelnummer, Veranstaltungsnamen, ECTS, Note und – falls im Arbeitsbereich gesetzt – die SQ-Einheit.

Die SQ-Einheit wird einmalig in den Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt.
ECTS können in den grundlegenden Event-Einstellungen überschrieben werden; ohne Eingabe werden 2 ECTS exportiert.
Der Link benötigt kein Login und kein Passwort. Behandeln Sie ihn daher wie ein Passwort und widerrufen Sie ihn sofort, wenn er weitergegeben wurde.
Für den Export benötigen alle benoteten Teilnehmenden eine numerische Matrikelnummer.

Externer Zugang für Lehrende

Externe Lehrende, die keinen SignMeUp-Account besitzen, können über einen persönlichen Link direkt auf die Anwesenheits- und Noteneingabe zugreifen – ohne Login.

Link erzeugen

Öffnen Sie das Event, wechseln Sie zur Registerkarte Anwesenheit und scrollen Sie zum Abschnitt Externer Lehrenden-Zugang.

Event-weiter Link

Wenn im Dropdown Gesamte Veranstaltung ausgewählt ist (oder das Event keine Slots hat):

Klicken Sie auf Link generieren.
SignMeUp erstellt einen einmaligen, geheimen Link und zeigt ihn in einem Textfeld an.
Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben dem Textfeld, um den Link in die Zwischenablage zu übernehmen.
Teilen Sie den Link zusammen mit dem arbeitsbereichsweiten Passwort an die externe Lehrperson weiter.

Der event-weite Link zeigt der externen Person alle angenommenen Teilnehmenden des Events.

Slot-spezifischer Link

Wenn im Dropdown ein bestimmter Slot ausgewählt ist:

Klicken Sie auf Link generieren.
Der erzeugte Link ist an diesen konkreten Slot gebunden.
Die externe Lehrperson sieht nur die dem Slot zugewiesenen Teilnehmenden.

Sie können für jeden Slot und für das Gesamtevent jeweils einen separaten Link generieren. So können Sie z. B. verschiedenen externen Lehrpersonen Zugang zu unterschiedlichen Kursgruppen geben.

Benötigen Sie aus Sicherheitsgründen einen neuen Link (z. B. weil der alte unbeabsichtigt weitergegeben wurde), klicken Sie auf Link neu generieren (Pfeil-Symbol). Der alte Link wird sofort ungültig.

Wichtig: Bewahren Sie den Link und das Passwort getrennt auf. Erst die Kombination aus beidem ermöglicht den Zugriff.

Gültigkeitsbereich

Links sind entweder event-weit (alle angenommenen Teilnehmenden) oder slot-spezifisch (nur dem Slot zugewiesene Teilnehmende).
Für jedes Event und jeden Slot kann jeweils ein aktiver Link bestehen.
Das Passwort gilt arbeitsbereichsweit und kann in den Arbeitsbereichseinstellungen jederzeit geändert werden.
Nach einer Passwortänderung müssen alle externen Personen das neue Passwort verwenden.

Link widerrufen

Wenn Sie den Zugang entziehen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link. Der Link wird sofort deaktiviert – externe Personen können sich damit nicht mehr einloggen. Sie können anschließend jederzeit einen neuen Link generieren.

Externe Ansicht – Bedienung für Lehrende

Dieser Abschnitt beschreibt die Oberfläche, die externe Lehrende nach dem Öffnen ihres Links sehen.

Beim Aufruf des Links wird ein Passwortfeld angezeigt. Die externe Lehrperson gibt das vom Veranstalter mitgeteilte Passwort ein und klickt auf Einloggen. Bei Erfolg öffnet sich die Anwesenheits- und Notenansicht.

Registerkarte „Anwesenheit”

Die Anwesenheitsansicht ist als Anwesenheitsliste (Roll Call) aufgebaut – optimiert für die Nutzung auf Mobilgeräten:

Datum auswählen

Oben befindet sich ein Dropdown Datum auswählen. Es zeigt alle bereits angelegten Termine. Das neueste Datum ist beim Laden automatisch vorausgewählt.

Neues Datum hinzufügen

Über dem Datums-Dropdown liegen zwei Schaltflächen:

Datum hinzufügen (Kalender-Plus-Symbol): Öffnet einen Kalender-Popover. Nach der Auswahl wird das Datum sofort der Liste hinzugefügt und im Dropdown ausgewählt.
Heute: Fügt das heutige Datum direkt hinzu. Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn das heutige Datum bereits vorhanden ist.

Anwesenheit pro Termin eintragen

Nach der Datumsauswahl erscheint für jede teilnehmende Person eine Zeile mit drei großen Statustasten:

Taste	Farbe	Bedeutung
✓ (Häkchen)	Grün	Anwesend
✗ (Kreuz)	Rot	Abwesend
ⓘ (Info)	Gelb	Entschuldigt

Die Tasten sind bewusst groß gestaltet (mindestens 44 × 44 px), damit sie auch auf dem Smartphone gut tippbar sind.

Status entfernen: Tippen Sie erneut auf den bereits aktiven Status, um ihn zu löschen.

Neben dem Namen zeigt ein farbiges Badge die bisherige Anwesenheitsquote der Person an (erscheint sobald mindestens ein Status erfasst ist).

Zusammenfassung anzeigen

Am unteren Rand der Liste befindet sich die Schaltfläche Zusammenfassung anzeigen. Ein Klick klappt eine vollständige Übersichtstabelle aller Termine und Status auf; ein weiterer Klick blendet sie wieder aus.

Registerkarte „Noten”

Die externe Notenansicht zeigt jede teilnehmende Person als Karte mit:

Name der Person
Aktueller Note (falls bereits vergeben)
Datum der letzten Benotung
Dropdown zum Auswählen oder Ändern der Note

Die verfügbaren Notenwerte sind identisch mit der internen Ansicht (siehe Bewertungsskala).

Noten per XLSX austauschen

Externe Lehrende können in der Registerkarte Noten eine Notentabelle herunterladen und später wieder importieren. Der Export enthält ausschließlich zugelassene Teilnehmende im Bereich des verwendeten Links sowie bereits gespeicherte Noten.

Das Standardprofil und die SPZ-Profile werden unterstützt.
Beim Layout Datei pro Slot wird eine ZIP-Datei heruntergeladen. Vor dem Import muss sie entpackt werden; anschließend wird jede XLSX-Datei einzeln importiert.
Beim Import werden Personen anhand ihrer E-Mail-Adresse oder ihres SignMeUp-Benutzernamens zugeordnet.
Leere Notenzellen ändern vorhandene Noten nicht.
Enthält eine ausgefüllte Zeile eine ungültige Note oder kann sie nicht eindeutig zugeordnet werden, wird die gesamte Datei abgelehnt und keine Note geändert.

Ein Import lädt die Daten der Teilnehmenden neu. Noch nicht gespeicherte manuelle Änderungen müssen daher vor dem Import gespeichert oder ausdrücklich verworfen werden.

Änderungen speichern (externe Ansicht)

Auch in der externen Ansicht werden Änderungen zunächst vorgemerkt. Klicken Sie oben auf Speichern, um alle ausstehenden Anwesenheitsstatus und Noten dauerhaft zu übernehmen. Mit Zurücksetzen verwerfen Sie alle nicht gespeicherten Änderungen.

Tipps für den praktischen Einsatz

Slot-Auswahl beachten: Bei Events mit Slots ist standardmäßig Gesamte Veranstaltung vorausgewählt. Wechseln Sie bei Bedarf zu einem einzelnen Slot, bevor Sie Anwesenheiten erfassen oder Links generieren.
Separate Links für parallele Kurse: Vergeben Sie für jeden Slot einen eigenen Link, damit externe Lehrende nur ihre eigene Kursgruppe sehen.
Termine anlegen, bevor externe Lehrende den Link erhalten: So sind Termine bereits vorhanden, wenn die externe Lehrperson den Link zum ersten Mal aufruft.
Passwort sicher kommunizieren: Das Passwort für externen Zugang gilt arbeitsbereichsweit. Ändern Sie es, wenn Personen ausscheiden oder ein Link ungewollt weitergegeben wurde.
Regelmäßig speichern: Anwesenheitsdaten und Noten werden nur nach ausdrücklichem Speichern übernommen – gilt sowohl für die Manager-Ansicht als auch für externe Lehrende.
Anwesenheitsquote interpretieren: Der Prozentwert berücksichtigt nur Termine, für die tatsächlich ein Status eingetragen wurde. Termine ohne Eintrag zählen nicht als Abwesenheit.